Матриця RACI: що це, як створити та використовувати

Що таке матриця RACI

RACI — це система для чіткого розподілу ролей в бізнес-процесах, яка страхує від тих моментів, коли всі плутаються, хто тут головний, хто виконує роботу, а хто несе відповідальність.

RACI розшифровується як чотири ключові ролі:

• Responsible (той, хто працює) — людина, яка виконує завдання.
• Accountable (той, хто відповідає за результат) — бос або супервайзер, який приймає роботу і відповідає за її кінцевий результат (як режисер на фільмуванні — він може сам не знімати, але відповідає за весь фільм)
• Consulted (консультант) — експерт, який дає поради і допомагає розібратися у складних питаннях.
• Informed (в курсі) — той, кого тримають у курсі справ і він знає, що де і коли відбувається, але не втручається в процес.

Зазвичай вона має вигляд таблиці, де в стовпчиках і рядках зазначені завдання та працівники, відповідно. Наприклад, так:

На перетині цих даних видно, хто яку роль виконує в конкретному проєкті.

Застосування матриці RACI

Структура RACI – це мастхев для багатьох проєктів, але не для всіх. Якщо ваш проєкт невеликий і простий, типу стартапу або особистого блогу, ця схема може бути зайвою.

Припустімо, ви організовуєте невеличкий івент для друзів. У цьому випадку ви будете тим, хто виконує всю роботу, тобто ви — Responsible. Ви також будете тим, хто слідкуватиме, щоб усе пройшло гладко, тобто Accountable. Якби у вас був асистент, то він міг би взяти на себе роль Consult, даючи поради або допомагаючи з підготовкою. Але у цьому проєкту всього кілька кроків і пара залучених людей, тому витрачати час на створення для нього RACI-матрицю нераціонально.

Зовсім інша справа — це коли у вас є складний, багаторівневий проєкт, де залучена велика кількість людей і процесів. Наприклад, редизайн вебсайту компанії. Тут важливо, щоб дизайнери, копірайтери та розробники працювали синхронно і злагоджено. Кожен крок впливає на інші відділи — продажі, маркетинг, фінанси, розвиток бізнесу та ін. А зміни, терміни й витрати потребують участі та схвалення від вищого керівництва.

У таких масштабних проєктах, де легко загубитися у деталях і забути про важливі речі, RACI-матриця стає необхідністю. Вона допомагає чітко розподілити ролі, щоб усе працювало як годинник, і комунікація була на висоті протягом усього періоду роботи над проєктом.

Приклад матриці RACI

Спробуємо створити матрицю відповідальності для наступного “проєкту”: сім’я з чотирьох осіб (мама, тато, старший син і молодша донька) збираються на відпочинок у Єгипет. Ось як між ними можуть бути розподілені обов’язки і відповідальність:

Позначення:

• R (Responsible) — відповідальний за виконання завдання.
• A (Accountable) — виконавець завдання.
• C (Consulted) — консультується, надає поради або інформацію.
• N (Not involved) — не залучений до виконання завдання.

Переваги та недоліки матриць RACI

Система RACI, на перший погляд, проста, але зі своїми підводними каменями.

Перевагами матриці RACI є:

• Чіткість ролей. RACI прояснює, хто за що відповідає. Для великих команд і масштабних проєктів це особливо важливо. Коли у компанії кожен знає свою роль у кожному проєкті, це економить час та нерви.
• Зменшення конфліктів. Коли ролі розподілені, ризик конфліктів знижується. За дослідженням McKinsey, компанії з чітко визначеними ролями знижують кількість внутрішніх конфліктів на 25%. А це — запорука миру, спокою і злагодженої роботи в офісі.
• Підвищення продуктивності. RACI допомагає налаштувати процеси так, щоб усе йшло як потрібно.
• Краща якість. Відповідальний підхід до виконання завдань підвищує якість продукту.

Недоліки матриці:

• Складність у впровадженні, витрати часу та ресурсів. У великих організаціях це може стати справжнім викликом. Деякі компанії витрачають по декілька місяців на адаптацію RACI до своїх масштабів.
• Можливість плутанини: неправильно визначені ролі ведуть до хаосу.
• Ризик уникнення відповідальності. Іноді співробітники ховаються за своїми ролями і уникають відповідальності. А також неправильне використання RACI може призводити до того, що ніхто не бере на себе відповідальність за помилки у великому проєкті.
• Часові витрати у простих проєктах. Час — це гроші. І в невеликих проєктах RACI може стати марною тратою часу і принести більше проблем, аніж користі.

Отже, RACI може бути корисною, якщо правильно впроваджена в тих проєктах, де вона дійсно потрібна.

Як побудувати матрицю відповідальності RACI

Займаєтесь розробкою нового сайту для компанії? Чудово! А хто буде відповідальний за дизайн? Хто займеться SEO? Створивши матрицю RACI, ви зможете чітко визначити ролі в команді і уникнути хаосу.

Отже, що потрібно зробити:

Визначаємо завдання та навантаження. За методикою RACI кожне завдання повинно мати одного відповідального виконавця. Тому для ефективного управління проєктом його слід розбити на простіші операції. Це можна зробити у два етапи: спершу виділити основні напрями роботи, потім у кожному напрямі скласти список конкретних завдань.

Розглянемо приклад проєкту з розробки вебсайту. Основними напрямами можуть бути:

• підготовка інформації про компанію, для якої створюється вебресурс;
• розробка ТЗ для фахівців, які працюватимуть над сайтом;
• створення, наповнення та запуск сайту.

Тепер переходимо до другого етапу: формування списку завдань для кожного напряму. Для підготовки інформації про компанію необхідно:

• провести аналіз конкурентів;
• проаналізувати попит і визначити ЦА;
• провести SWOT-аналіз та сформулювати унікальну торгову пропозицію (УТП).

Для розробки технічного завдання слід:

• продумати структуру сайту;
• сформулювати оффер;
• визначити цільові дії, які повинні виконати користувачі;
• підготувати ТЗ для розробників, дизайнерів та копірайтерів з урахуванням SEO вимог.

Третій напрямок включає такі завдання:

• створення сайту;
• написання текстів;
• розробка дизайну;
• розміщення контенту на сайті;
• запуск сайту на хостингу.

Список завдань розміщуємо в таблиці по вертикалі, де кожен рядок — це одне завдання.

Визначаємо ролі в команді: хто є хто? Графічний дизайнер не буде займатися налаштуванням хостингу, а SEOшник не стане малювати банери. Отже, у назвах стовпців вказуємо сторони проєкту: один стовпець — один учасник.

У прикладі з розробкою сайт учасниками будуть:

• менеджер проєкту;
• маркетолог;
• аналітик;
• веброзробник;
• SEO-фахівець;
• копірайтер;
• дизайнер.

Створюємо матрицю. Тут неважко: записуємо завдання і ролі у вигляді таблиці — своєрідної “карти проєкту”.

Заповнювати комірки можна в будь-якому порядку. Візьмемо роль Responsible (виконавець):

• завдання з аналізу виконує аналітик;
• визначенням УТП і вибором ЦА займається маркетолог;
• структуру сайту, ТЗ для розробників і дизайнерів готує менеджер проєкту;
• ТЗ на тексти готує SEO-фахівець;
• написанням текстів займається копірайтер;
• над дизайном працює дизайнер.

Визначаємо виконавців усіх завдань — у кожному рядку має бути по одній R.

Далі призначаємо A-ролі (відповідальність за результат). У нашому прикладі за всіма завданнями Accountable буде проджект-менеджер.

Консультантами C будуть співробітники, які допомагають виконавцям у роботі над завданням. Так, консультантом для копірайтера може бути SEO-фахівець, а маркетолог  може консультуватися з аналітиком.

Спостерігачів I потрібно інформувати про хід виконання, оскільки від результатів поточного завдання залежить їхня майбутня робота. Наприклад: завдання — підготувати ТЗ для дизайнера. Виконавець — менеджер проєкту, спостерігач — дизайнер.

Аналіз і корекція. Проведіть нараду з командою, знайдіть прогалини, усуньте накладки. Хтось забув, що він робить? Виправте це. Кожен має чітко знати свої обов’язки.

І не забувайте: на кожне завдання тільки один відповідальний. Кілька капітанів на одному кораблі — до біди. Надмірна кількість виконавців чи консультантів також створює плутанину. А мінімум  поінформованих — знак того, що в організації проблеми з комунікацією.

Матриця RACI — це простий інструмент. Але його ефективність залежить від правильного підходу. Кожне завдання, кожна роль, кожен етап — все має бути грамотно продумано і чітко зафіксовано. Бо без цього навіть найкраща команда ризикує втратити орієнтир.

Матриця відповідальності raci приклади

Уявімо проєкт: розробка стратегію для нової рекламної кампанії продукту. Для нього залучені:

PM (Project Manager) – відповідальний за координацію всього проєкту
BM (Brand Manager) – відповідальний за відповідність стратегії бренду і ЦА
Аналітик – відповідальний за дослідження ринку та аналіз ЦА
CCO (Creative Director) – відповідальний за розробку креативної концепції кампанії
MP (Media Planner) – відповідальний за планування медіаактивностей і вибір каналів для кампанії

Матриця RACI матиме такий вигляд:

Або інший приклад: компанія планує організувати корпоративний захід для співробітників. Для цього необхідно визначити місце проведення, скласти програму заходу, запросити спікерів і організувати розважальну частину. До проєкту залучають:

PM (Project Manager) – відповідальний за загальну координацію проєкту
EM (Event Manager) – відповідальний за організацію заходу
HR-менеджер – відповідальний за комунікацію зі співробітниками і запрошення спікерів
Технічний спеціаліст – відповідальний за технічне забезпечення заходу
PR-менеджер – відповідальний за публічне висвітлення заходу

Компанія створює матрицю RACI:

Отже, RACI-матриці можуть допомогти чітко розподілити відповідальності та забезпечити успішне виконання завдань у різних типах проєктів. Головне — навчитись вміло використовувати цей інструмент на користь компанії.