Проджект-менеджмент

19 Грудня, 2023

18 хв.

Що таке дедлайн та як уникнути паніки

Уявіть, що у вас є важливе завдання, яке потрібно виконати. Ви беретесь до роботи, але через якийсь час втрачаєте фокус, і ось вже переглядаєте повідомлення в месенджерах, дивитесь смішні відосики в TikTok або читаєте новини в телеграм. Зрештою, пройшлов час, а завдання так і лишилося залишилося на початковій стадії. І ви переносите його виконання на наступний день, Саме для таких ситуацій існують дедлайни. В сьогоднішній статті ми детально розглянемо, що таке дедлайни, якими вони бувають, та як їх дотримуватись.


Що таке дедлайн (Deadline)

Дедлайн (deadline) дослівно з англійської перекладається як “мертва лінія” або “останній строк”. Тобто це час (день, година, хвилина), коли необхідно закінчити і здати певну роботу. Дедлайн може встановлювати замовник, роботодавець, викладач або навіть сам виконавець.

Карл Лагерфельд одного разу сказав: “Дедлайни – це не те, чого слід боятися. Вони допомагають зробити роботу”.

Дійсно, встановлені крайні сроки допомагають встановити рамки проєкту, покращують комунікацію, а також грають роль орієнтира і мотиватора для виконавця.

Навіщо потрібен дедлайн?

Дедлайн – це не просто термін. Це свого роду вбудований таймер, який цокає, нагадуючи про те, що настав час взятися за справу. Закон Паркінсона говорить: “Що менше часу маємо на виконання завдання, то продуктивніше ми працюємо”. Отже, дедлайни підстьобують нас, змушують працювати старанніше й ефективніше.

Тобто, можна сказати, що дедлайни допомагають грамотно управляти часом. Маючи певний термін для здачі роботи, ми намагаємося сконцентруватися на важливих завданнях, уникаючи відволікань. Ми швидше визначаємо, які завдання слід розглянути насамперед, а що можна без наслідків відкласти на потім. А от без дедлайну можна затягнути виконання всього завдання на невизначений термін, що призведе до неефективності та втрати часу.

До того ж завдяки дедлайнам і необхідності здати роботу вчасно, ми самі себе мотивуємо. Маючи чітке розуміння того, що нам потрібно зробити щось у визначений термін, ми прагнемо долати перешкоди та досягати поставлених цілей. Дедлайн допомагає створити відчуття терміновості та відповідальності, що значно підвищує продуктивність.

Що таке дедлайн (Deadline)

Що таке дедлайн у дизайні?

У дизайні, як і в інших галузях, дедлайн – це дата, до якої потрібно представити готовий проєкт замовнику або роботодавцю. Можна сказати, що це інструмент, який дає змогу дизайнерам бути ефективними, продуктивними й організованими. Крайні терміни допомагають встановити конкретні рамки та обриси проєкту. Адже нерідко буває так, що клієнти не знають, що вони хочуть, поки не побачать кінцевого результату.

Наприклад, дизайнеру надійшло замовлення від великої компанії, якій потрібне нове пакування продукту через 3 тижні. Терміни досить жорсткі, але клієнти хочуть встигнути запустити продукцію на ринок до Нового року. У цій ситуації дедлайн не обмежує виконавця, а допомагає йому орієнтуватися в часі та контролювати процес роботи.

Що таке дедлайн (Deadline)

Що таке дедлайн у житті?

Дедлайни в роботі над проєктами або складанні іспитів – це зрозуміло. А для чого потрібен дедлайн у житті? І хто його встановлює? Насправді абсолютно всі види діяльності – робота, навчання, хобі, спорт – можуть мати свої дедлайни. У житті найчастіше ми керуємося внутрішніми дедлайнами – тобто термінами, які ми ставимо самі собі  щоб грамотно організувати роботу і виконати її якомога краще. Встановлення дедлайну – це спосіб сказати самому собі, що ти серйозно ставишся до себе та своєї роботи.

Згідно з дослідженням Маккінзі, 70% людей вважають, що дедлайни допомагають їм досягати кращих результатів.

Дійсно, фіксований термін, якого необхідно дотримуватися, створює відчуття терміновості завжди мотивує до дій. Коли ми усвідомлюємо, що часу залишилося небагато, ми активізуємося, уникаємо прокрастинації та докладаємо більше зусиль для досягнення поставленої мети.

Що таке дедлайн у роботі?

Дедлайни – це невіддільна частина нашого професійного життя. Вони відіграють роль свого роду тимчасового обмежувача, який нам допомагає в плануванні та управлінні часом. На роботі дедлайн може бути місцевим (що стосується конкретного завдання або проєкту) або загальним (що стосується частини роботи або великого проєкту). Загальний дедлайн допомагає оцінити роботу загалом і утримує команду на одній хвилі.

У професійному житті дедлайн виконує такі корисні функції:

  • Стимулює продуктивність. Обмеження часу на виконання завдання перемикає нашу енергію на роботу всупереч факторам, що відвертають увагу.
  • Підвищує відповідальність. Маючи дедлайн, ми краще усвідомлюємо важливість своїх зобов’язань і беремо на себе відповідальність за результат.
  • Стимулює креативність. Стислі терміни часто змушують нас думати швидше і знаходити нестандартні підходи до розв’язання проблеми.

У сфері IT-технологій, наприклад, дедлайни відіграють ключову роль у розробці ПЗ (програмного забезпечення). У разі недотримання дедлайнів розробники можуть опинитися в глибокій кризі, що призведе до погіршення репутації та втрати довіри клієнтів.

Якщо ви хочете навчитися дотримуватися дедлайнів, завжди бути ефективним у роботі та мати таких самих підлеглих, можете пройти онлайн-курс
“Професія Проджект-Менеджер” від Wizeclub, де ви навчитеся грамотного планування завдань і таймлайну (WBS, Roadmap, Gantt), оцінці ризиків, пріоритизації, розподілу та контролю за виконанням завдань і багато чому іншому. Цей курс буде корисний для отримання нових знань новачкам в IT, а також для повторення і закріплення важливих нюансів тим, хто давно в цій сфері.

Дедлайн: який буває? (приклади)

Soft deadline – бажаний (або м’який) дедлайн

Використовується в ситуаціях, коли для проєкту є певна рекомендована дата завершення, але немає серйозних наслідків за його недотримання. Такий дедлайн надає проєкту структури та допомагає грамотно розпланувати час.

Наприклад, менеджер може порадити працівникам завершити певне завдання до кінця тижня, щоб потім спокійно розпочати наступне замовлення, яке надійде від замовників днями. Гнучкий дедлайн означає, що у виконавця є певна свобода пересування в межах терміну, наприклад, змістити дату здачі на 1-2 дні.

Коли 2017 році професор ТРУ, Філіппес, провів дослідження, в якому брали участь 100 студентів, він виявив, що 80% з них здали найкращі роботи, коли були встановлені саме м’які, а не жорсткі дедлайни.

Hard deadline – суворий (або жорсткий) дедлайн

Цей вид дедлайну не передбачає жодної гнучкості під час виконання завдання. Недотримання таких дедлайнів, як правило, має серйозні наслідки, включно зі штрафами або упущенням важливої події.
Наприклад, дедлайн з подачі документів для отримання візи або заповнення податкової декларації. Жорсткий дедлайн означає, що термін не можна зміщувати ні на один день.

Компанія Apple встановлює жорсткі дедлайни для розробки та випуску нових продуктів. Це дає змогу фірмі зберігати лідерські позиції на ринку та підтримувати свою репутацію перед споживачами.

Періодичний дедлайн

Такий вид дедлайну встановлюється для завдань, які регулярно повторюються.
Наприклад, щотижневий звіт або щомісячне оновлення даних. Періодичні дедлайни дають змогу встановити чіткий темп роботи і дають можливість контролювати перебіг проєкту.

Де він застосовується?

Дедлайни оточують нас усюди. Тому що без крайніх термінів складно організовувати роботу, навчальні завдання і будь-які життєві завдання.
У роботі дедлайни в обов’язковому порядку застосовуються в таких сферах:

IT і розробка програмного забезпечення

Програма або застосунок мають бути готові до релізу в певний день. Тому кожен член команди розробників повинен дотримуватися суворого графіка роботи, щоб встигнути виправити можливі помилки і провести тестування. Якщо співробітники не дотримуються дедлайну, це призводить до проблем у комунікації з клієнтами, зниження їхньої довіри, втрати репутації та фінансових проблем у компанії.

Що таке дедлайн (Deadline)

Реклама і маркетинг

У рекламі існує таке поняття як “time-to-market” – це час, за який товар або послуга обов’язково мають з’явитися на ринку. Упущення цього терміну, як правило, створює перевагу для конкурентів. Тому розробка і запуск рекламної кампанії потребують ретельного планування, врахування часу і постановки чітких дедлайнів.

Що таке дедлайн (Deadline)

ЗМІ та журналістика

Новинні видання не можуть собі дозволити затягувати з публікацією інформації. Не буває такого, що щоденна газета або щомісячний журнал не вийшов через те, що журналісти зірвали дедлайн. Дедлайни для журналістів – це не тільки усвідомлення терміну, до якого потрібно виконати завдання, але й зобов’язання перед самим собою та іншими людьми.

Що таке дедлайн (Deadline)

 

Як укластися в дедлайн?

Дедлайни зривають усі – це факт. Але є кілька порад, які допоможуть мінімізувати зриви, щоб не уславитися безвідповідальним виконавцем:

  • Отримавши завдання, уважно вивчіть його й оцініть: скільки вам реально знадобиться часу на його виконання? Які ресурси вам доведеться залучити і чи є вони в наявності? Ви впораєтеся самі чи потрібно буде задіяти ще когось?
  • Визначте реальний термін виконання завдання і порівняйте його з тим, який встановив замовник/роботодавець. Якщо вони сильно відрізняються, відразу ж обговоріть перенесення термінів.
  • Якщо із завданням щось не так – говоріть замовнику/роботодавцю про це відразу – ще до початку роботи над ним. На старті практично будь-яка проблема буде вирішена швидко і легко, а коли дедлайн горить, рішення 100% будуть болючими для обох сторін.
  • Усі великі завдання розбийте на більш підзадачі, для кожного з яких встановіть редлайни (проміжні терміни).
    Беріться спочатку за найскладніші завдання.
  • Під час роботи не відволікайтеся. Не заходьте в соцмережі, не вмикайте телевізор “для фону”. В ідеалі – переведіть телефон у режим “не турбувати” і зосередьтеся на завданнях.
  • Виділіть на роботу певну кількість часу і не перемикайтеся ні на що, поки не закінчите. Потім зробіть невелику перерву і знову беріться за роботу.
  • Для зручності створюйте списки та чек-листи в щоденнику, щоб не забути про важливі моменти.
  • Не відкладайте роботу “до нових віників”, щоб не робити її похапцем в останній момент.

 

Як спростити робочий процес?

Як оптимізувати роботу

Плануйте
Візьміть блокнот і створіть розклад, у якому визначте пріоритетні завдання і вкажіть час, відведений на їх виконання.

Розбивайте великі завдання на маленькі
Не беріться за все й одразу. Розділіть усю роботу на підзадачі та виконуйте кожне з них поступово. У міру виконання послідовності невеликих кроків, ви бачитимете прогрес і це буде для вас додатковою мотивацією.

Концентруйтеся
Приступаючи до роботи, вимкніть повідомлення на телефоні, вимкніть телевізор. Створіть для себе максимально комфортне робоче оточення, де не буде зайвих предметів і дратівливих чинників.

Делегуйте
Часто ми стикаємося з ситуаціями, коли просто фізично не можемо виконати всі завдання самостійно. У таких випадках слід обов’язково делегувати частину роботи іншим фахівцям. Це допомагає зосереджуватися на найважливіших завданнях і не зривати дедлайни.

Використовуйте сучасні технології та інструменти
Сьогодні є багато зручних і корисних додатків, які спрощують робочий процес. Наприклад, програми для управління часом (Trello або Asana) допомагають наочно уявити завдання і контролювати їх виконання. Також користуйтеся програмами, які дають змогу автоматизувати рутинні завдання.

Як знайти натхнення і дотримуватися дедлайну

Відомі та успішні бізнесмени, так само як і всі, часом натрапляють на труднощі. Але вони використовують певні методики, щоб успішно завершувати свої проєкти. Наприклад, Стів Джобс завжди казав: “Єдиний спосіб зробити велику роботу – це щиро любити те, що ти робиш“. Це нагадує нам про важливість не просто виконувати роботу, а знаходити в ній радість і задоволення.

Додатковими джерелами мотивації та натхнення можуть бути мотиваційні відео, книжки або приклади успішних проєктів. Також, щоб успішно дотримуватись дедлайнів, не забувайте про відпочинок. Перерви між виконанням окремих завдань допомагають відпочити, зняти втому, а також збільшити продуктивність. Регулярні короткі перерви дають змогу підтримувати високу концентрацію протягом усього робочого часу. Використовуйте їх для розтяжки, глибокого дихання або прогулянки на свіжому повітрі – усе це дасть змогу вашому мозку “перезавантажитися” та підзарядитися енергією.

Плюси та мінуси встановлення крайнього терміну

ПЛЮСИ

МІНУСИ

Виводить нас із зони комфорту, змушує сконцентруватися на роботі та працювати продуктивніше  

Може стати джерелом стресу та тиску, що впливає на емоційну та психологічну складову, а зрештою – на якість виконання завдання. 24% працівників відчувають стрес і тиск у процесі виконання завдання в строк.

Допомагає чітко визначити час, необхідний для виконання завдання або проєкту. Наприклад, багато сучасних менеджерів використовують методології, як-от Scrum, що передбачають встановлення дедлайнів на кожне завдання або ітерацію.  

Може обмежити можливість адаптуватися до змін у робочому процесі, що ускладнює реагування на несподівані обставини. Наприклад, працюючи над проєктом, ми можемо зіткнутися з непередбаченими технічними неполадками. За наявності жорсткого дедлайну ми зазнаємо труднощів у виконанні нових завдань і внесенні змін до наявного плану.

Допомагає уникнути прокрастинації та підстьобує до активнішої роботи..  

Занадто стислі терміни можуть призвести до поверхневого підходу і упущення важливих деталей у роботі.

 

Допомагає уникнути хаотичного виконання завдань і дає змогу краще визначити пріоритети

 

Допомагає виділятися серед конкурентів і створити враження відповідальності перед замовником або роботодавцем

 

Розумний дедлайн: що це?

Розумний дедлайн – це реалістичний дедлайн, який відповідає складності та обсягу роботи. Тобто, якщо ви, наприклад, мрієте заробити мільйон, і встановили собі термін “червень”, а зараз грудень, то, найімовірніше, зірвете дедлайн. Водночас занадто довгі дедлайни можуть призвести до втрати мотивації та продуктивності. Якщо ж ви визначите розумний дедлайн, то не тривожитиметеся про те, що щось не встигаєте, а зосередитеся на плавному та поступовому досягненні поставленої мети.

Також розумний дедлайн має враховувати індивідуальні особливості виконавця. Те, що є розумним дедлайном для одного, може бути занадто жорстоким для іншого. Хтось працює ефективніше під тиском, а комусь потрібен більший запас часу і свобода в плануванні робочих годин.

Щоб отримати максимальну користь від розумного дедлайну, необхідно тримати руку на пульсі часу і завжди бути готовим до форс-мажорів. Наприклад, якщо у вас є кілька резервних днів перед дедлайном, ви можете використовувати їх для опрацювання непередбачуваних завдань або для ретельнішої перевірки виконаної роботи.

 

Що таке редлайн (redline)?

Редлайн (з англ. red line – червона лінія) – це межа, яку не можна перетинати. Якщо сказати простими словами, то це “репетиція дедлайну”.
Коли вчитель каже учням: Здайте реферат у вівторок – він встановлює дедлайн: крайній термін здачі – вівторок. Коли копірайтер бере в роботу текст, замовник теж встановлює дедлайн – дає йому, наприклад, 3 дні на написання статті. Але якщо ви здаєте роботу не одразу цілком, а частинами, то це терміни здачі кожної окремої частини будуть називатися редлайнами (з англ. redline – червона лінія).

Що таке дедлайн (Deadline)

Наприклад, вебдизайнер має розробити 5 логотипів. На цю роботу замовник йому дав 25 днів. Якщо дизайнер здаватиме роботу поетапно, то на кожен логотип у нього є 5 днів. Кожні 5 днів, коли він здаватиме готовий логотип, будуть для нього редлайнами, а через 25 днів настане дедлайн, і він закінчить працювати над останнім, п’ятим логотипом.

Дедлайн: що це і як дотримуватися без прокрастинації?

Буває так, що нам постійно хочеться зайнятися якими завгодно справами, але тільки не роботою. У хід ідуть різного роду потурання і домовленості з самим собою: “Зараз немає натхнення працювати…”, “Краще встану завтра раніше і все дороблю!”, “Зараз посплю пів годинки, а потім швидше виконаю завдання” та інші. Усі вони дають відмах на зрушення планів, навіть якщо робити цього категорично не можна. Якщо плюс до всього ви необ’єктивно оцінюєте свої можливості, то просто фізично не вкладетеся в строки і провалите завдання. Що ж робити? Як не впадати в прокрастинацію?

Що таке дедлайн (Deadline)

Є така гарна фраза: “Щоб почати, не обов’язково бути майстром. Але щоб стати майстром – обов’язково почати”. Тому, щойно ви зрозуміли, що вам потрібно зробити і коли необхідно закінчити – одразу ж беріться до виконання завдання. Не відкладайте на завтра, на вечір, на “через пів годинки”.

Є така фраза: “”Дедлайн — це ліки проти прокрастинації”. Але ліки діють лише тоді, коли ми правильно їх приймаємо. Тому, щоб виконувати роботу без прокрастинації, слід серйозно ставитися до дедлайнів, вважати їх своїми друзями, які допомагають, а не ворогами, які обмежують.

 

Як дотримуватися дедлайну перфекціоністам?

Перфекціоністи – це люди, які завжди і в усьому прагнуть відмінних результатів, високих стандартів якості та уникнення помилок.
Але, коли такі люди обмежені в термінах виконання певних завдань, вони відчувають тиск, стрес, нерідко застрягають у деталях і пропускають дедлайни.

Ось кілька порад, які можуть допомогти перфекціоністам вкладатися в терміни:

Створіть детальний план, у якому всі етапи роботи розбиті на підзадачі. Це допоможе вам контролювати свій прогрес і реалістично оцінювати кількість часу, необхідного на кожен етап. Розставивши пріоритети, ви зможете спочатку зосередитися на ключових аспектах проєкту, а потім повернутися до деталей.

Перфекціоністи надмірно вимогливі до себе. Нерідко вони ставлять перед собою нереалістичні цілі, які практично неможливо досягти в рамках обмеженого часу. Тому ставте досяжні цілі, які допоможуть вам поступово і спокійно рухатися вперед.

Навчіться делегувати завдання, коли це можливо, і не бійтеся це робити. Доручаючи виконання дрібних завдань іншим фахівцям, ви звільняєте для себе більше часу, щоб сфокусуватися на найважливіших частинах проєкту.

Зрозумійте, що досягти досконалості неможливо. Намагайтеся об’єктивно оцінювати свою працю і сприймати виконану роботу, як досить хорошу, навіть якщо вона не відповідає вашим найвищим очікуванням.

 

Що таке дедлайн (Deadline)

 

Перфекціоністам важливо пам’ятати, що прагнення бути найкращим – це добре, але не варто заради цього жертвувати своїм здоров’ям і щастям. Марк Твен одного разу сказав: “Краще зробити щось, ніж намагатися зробити все”. Ця цитата чудово відображає ідею того, що перфекціоністам важливо знаходити баланс між прагненням до ідеального результату та реалістичними очікуваннями від своєї роботи.

 

Жарти про дедлайн

Дедлайн – тема важлива і серйозна. Але і над ними іноді можна посміятися, а точніше – пожартувати. Можливо, ви вже чули ці приколи на тему дедлайнів, а якщо ні – прочитайте, вони вам точно сподобаються:

Дедлайн – єдиний супергерой, який може уповільнити час і прискорити пульс.

– Спробуй описати дедлайн у трьох словах.
– Ой, уже пройшов.

Чому дедлайн завжди такий розумний, що знає про себе раніше, ніж ти?

Поширені помилки при постановці дедлайну

Дуже жорсткі або занадто розтягнуті строки. Перші провокують стрес та вигоряння, другі — приводять до розслабленості та неорганізованості.

Кнут без пряника. Якщо за недотримання дедлайну передбачені штрафи, то за своєчасне виконання роботи обов’язково має бути заохочення.

Неврахування форс-мажорів. В роботі не все можна передбачити та спрогнозувати. Є чимало чинників, які не залежать від людини (наприклад, логістичні чи технічні моменти тощо). Тому, встановлюючи жорсткі дедлайни, необхідно завжди закладати додатковий час на форс-мажор.

Що таке дедлайн (Deadline)

Висновки

Підсумуємо все вищесказане і зробимо висновки:

  1. Дедлайн – це крайній термін виконання завдання, здачі проєкту, завершення чого-небудь.
  2. Щоб дотримуватися дедлайну, необхідно використовувати тактики планування і встановлення пріоритетів, встановлювати реалістичні цілі і не відкладати виконання важливих завдань.
  3. Зривати дедлайни – дуже небажано з фінансової та репутаційної точки зору.
  4. Нереалістичні терміни на кшталт “дедлайн вчора” погано впливають на роботу і викликають стрес. А розумні дедлайни чудово мотивують виконавців, підтримують хорошу атмосферу в колективі та підвищують працездатність.
  5. Встановлення та дотримання дедлайнів – це ключ до успіху в будь-якій справі.

Поділитися з друзями: