Проджект-менеджмент
21 Листопада, 2023
8 хв.
Як оцінити ефективність роботи проджект-менеджера
Завдання проджект-менеджера — успішно вести IT проєкт. Що це означає? В IT є три сторони: замовник, який зазвичай хоче, щоб все було виконано швидко і дешево, компанія, яка говорить: “будь-який каприз за ваші гроші” і команда, яка безпосередньо займається розробкою проєкту. А ПМ знаходиться посередині і є певною сполучною ланкою між цими трьома сторонами. Тобто, вести проєкт – значить слідкувати за тим, щоб всі один одного зрозуміли і залишилися задоволеними. А як оцінити ефективність роботи такого спеціаліста? а також з'ясуємо, як це може підвищити ключові показники digital-агентства.
Зміст
KPI для project manager
Робота PM — це, по суті, робота його колективу. Якщо колектив працює добре, значить проєктний менеджер працює добре. Якщо колектив працює погано, то ПМ працює погано. І метрики менеджера проєкту — це, відповідно, метрики колективу.
Один з основних показників, який можна виокремити для оцінки ефективності роботи ПМ — це скільки користі приносить команда компанії за одну годину роботи у розрахунку на одну людину:
Звісно, можна сказати, що результат роботи — це успішно розроблений сайт, або крутий функціональний мобільний застосунок, але це дуже “плавуча метрика”, яку практично нереально виміряти.
Тому результатом роботи команди в діджитал-агентстві можуть бути закриті оцінювальні години, прийнятий клієнтом і внутрішнім тестуванням. Тобто: закрили години, виконали роботу, здали — це і є результат роботи команди. Тому що його можна виміряти.
Також роботу ПМ оцінюють за такими кількісними і якісними KPI:
- рентабельність проєкту;
- дотримання дедлайнів;
- відповідність бюджету проєкту;
- кількість змін у проєкті;
- рівень задоволеності клієнтів;
- якість роботи;
- якість комунікації з клієнтами;
- лідерство, якість управління і рівень задоволеності команди проєкту;
- управління ризиками.
Якщо проджект-менеджер досягає або перевищує всі ці KPI, це свідчить про високу ефективність його роботи.
Кількісні показники оцінки ефективності менеджера проєкту
Рентабельність проєкту
Цей КПІ допомагає зрозуміти, наскільки успішно проєкт виконується з економічної точки зору та враховується при прийнятті управлінських рішень. Щоб розрахувати рентабельність, слід порівняти валовий прибуток від проєкту з витратами на його виконання. Прибуток — це сума всіх отриманих від проєкту доходів від реалізації продукту або послуги мінус витрати на його створення та управління. Витрати — це кошти на оплату праці команди, закупівлю матеріалів, оренду приміщення тощо. Проєктний менеджер повинен прагнути до досягнення максимальної рентабельності проєкту.
Дотримання дедлайнів
Цей КПІ є одним з ключових показників продуктивності роботи ПМ. Він відображає успішність виконання проєкту у встановлені терміни. Щоб розрахувати цей КПІ, слід порівняти два параметри: заплановану дату завершення та фактичну дату завершення проєкту.
Для розрахунку дотримання дедлайнів можна використовувати формулу:
де D — запланована дата завершення, F — фактична дата завершення. Наприклад, якщо запланована дата завершення проєкту — 1 грудня, а фактична дата завершення — 5 грудня, то розрахунок виглядатиме так:
В цьому випадку ми отримуємо від’ємний результат. Це свідчить про те, що проєкт не виконаний у встановлені терміни. А недотримання термінів, як відомо, може призвести до додаткових витрат на завершення проєкту і погіршення його якості.
Результат буде позитивним, якщо фактична дата завершення збігається або раніше запланованої. Припустімо, є проєкт із розробки нового мобільного застосунку. Якщо проджект-менеджер зміг скоординувати роботу розробників, тестерів і дизайнерів у такий спосіб, щоб терміни були дотримані, це буде чудовим прикладом ефективної роботи.
Менеджери проєктів, які дотримуються 95% термінів виконання завдань, можуть вважатися високоефективними.
Відповідність бюджету проєкту
Аналогічно контролю термінів, цей КПІ належить до витрат. Він оцінює, наскільки добре витрати на проєкт узгоджуються з запланованим для нього бюджетом і допомагає забезпечити фінансову стабільність проєкту. Щоб розрахувати цей показник, потрібно порівняти заплановану суму витрат з фактичною, використовуючи формулу:
де З — запланована сума витрат, Ф — фактична сума витрат. Наприклад, якщо запланована сума витрат на проєкт — 200 000 грн, а фактична сума витрат 250 000 грн, то розрахунок буде такий:
Отриманий від’ємний результат — це сигнал для вжиття заходів з метою усунення причин збільшення витрат. Якщо ж фактична сума витрат менше або збігається з запланованою, це свідчить про економію ресурсів та дотримання бюджету.
Наприклад, якщо у розробці проєкту з організації семінару PM зумів правильно розподілити витрати на оренду місця, оплату спікерів та організацію харчування і не вийшов за рамки встановленого бюджету, це свідчить про його гарні організаційні навички та ефективне управління ресурсами.
Кількість змін у проєкті
Даний КПІ відображає кількість нововведень, які виникли в процесі роботи над проєктом. Це можуть бути зміни в бюджеті, розкладі, термінах, вимогах тощо. Порахувати Чим більше змін, тим більше ризиків виникає для проєкту.
Рівень задоволеності клієнтів
За статистикою, 73% клієнтів вважають, що досвід обслуговування є ключовим фактором під час вибору постачальника IT-послуг. Тому проджект-менеджери мають забезпечити максимально високу якість виконаної роботи, щоб задовольнити запити клієнта.
Даний КПІ вимірює ступінь задоволеності клієнтів з результатів виконання проєкту, а також зі співпраці з самим ПМ. Розрахувати цей показник можна за формулою:
Тобто, спочатку необхідно скласти список клієнтів, які звертались в агентство за послугами. Потім замовників слід розподілити на дві групи: задоволені та незадоволені (визначити, чи задоволений клієнт результатом роботи, можна за допомогою опитувань та фідбеку). А після цього – скориставшись формулою, визначити рівень задоволеності клієнтів у відсотках. Чим вищий результат, тим краще проджект-менеджер виконав свої обов’язки та забезпечив високу якість роботи.
Якісні показники оцінки ефективності менеджера проєкту
Якісні показники ефективності неможливо розрахувати за формулою, проте вони детальніше визначають задоволення від результатів та процесів. Якісні КПІ для ПМ включають:
Якість роботи
Вміння завжди досягати високого рівня якості виконаної роботи є ознакою успішності та професіоналізму. Оцінити, наскільки успішно менеджер проєкту справляється з поставленими задачами, можна завдяки зворотному зв’язку від замовників та визначення рівня їхньої задоволеності результатами роботи.
Наприклад, компанія розробляє логотип для клієнта. Якщо проєктний менеджер забезпечив високу якість роботи, врахував всі побажання клієнта, за необхідності вчасно і грамотно вносив корективи і в результаті перевершив очікування замовника, це, звісно, свідчитиме про його високу ефективність та вміння керувати клієнтським досвідом.
Якість комунікації з клієнтами
Цей КПІ показує, наскільки ефективно проджект-менеджер забезпечує взаємодію та обмін інформацією з замовником проєкту. Грамотка комунікація з клієнтами – це запорука взаєморозуміння та задоволення вимог клієнта, а це, як відомо, є важливим фактором успіху будь-якого проєкту.
Для того, щоб визначити, наскільки якісною є комунікація ПМ з клієнтами, слід звертати уваги на:
- частоту комунікації (кількість спілкувань із клієнтом, включаючи зустрічі, переписку, телефонні дзвінки тощо);
- ясність та зрозумілість (використання простої та доступної мови, уникання технічних термінів);
- відповідь на запити (скільки часу необхідно менеджеру, щоб надати клієнту відповідь на його запитання або коментар);
- прозорість інформації (наскільки добре ПМ роз’яснює клієнту всі процеси, ризики та можливі зміни).
За даними PMI, 57% невдалих проєктів були пов’язані з помилками в комунікації. Тож, дуже важливо оцінити, наскільки добре PM спілкується з клієнтами, чи вміє він розуміти потреби всіх учасників проєкту та створювити позитивну атмосферу
Стресостійкість та розв’язання проблем
Проєктний менеджер обов’язково повинен вміти ефективно адаптуватися до зміни плану, термінів, учасників команди або умов роботи над проєктом. Дуже важливо оцінити наскільки добре спеціаліст “бере себе в руки” в нестандартних ситуаціях, та як швидко і ефективно він знаходить рішення для розв’язання проблем.
Лідерські навички, якість управління і рівень задоволеності команди проєкту
Згідно з дослідженням Bain & Company, 65% працівників різних компаній воліли б мати хорошого керівника, аніж отримувати вищу заробітну плату. Тому, володіння хорошими керівними навичками відіграє дуже важливу роль у роботі успішного менеджера проєктів.
Чудовий спеціаліст – це той, який може:
- змотивувати команду;
- правильно розподілити завдання і ресурси;
- ухвалювати своєчасні рішення навіть в стресових умовах;
- долати будь-які перешкоди на шляху до поставленої мети;
- нести відповідальність за успіх проєкту.
Важливими аспектами ефективного керівництва є також управління конфліктами та розвиток команди. Наприклад, коли в процесі роботи над проєктом виникають внутрішні конфлікти серед членів команди, хороший менеджер проєкту завжди швидко знайде компроміс і майстерно відновить працездатність команди.
Ефективне управління ризиками та внесення змін
Цей КПІ показує, наскільки ефективно ПМ помічав та розглядав потенційні ризики для проєкту, а також наскільки успішно він вживав заходів у разі виникнення загроз. Якщо проєктний менеджер має аналітичне мислення, то він добре аналізує дані, правильно оцінює ризики, знаходить раціональні рішення і вчасно вносить зміни. Якість внесених змін можна оцінити на основі того, наскільки вони відповідають вимогам проєкту та допомагають досягти поставлених цілей.
Як проєктному менеджеру PM в IT оцінити себе
На проєкт може бути виділено достатній бюджет, у команді можуть працювати круті фахівці з багатим досвідом роботи, а замовник може бути дуже адекватним у плані очікувань результатів. Проте, якщо зусилля всіх учасників не будуть вміло скоординовані, є ризики перевитратити бюджет, відстати від графіка і не досягти високої якості продукту.
Саме тому хороший проєктний менеджер весь час переймається своєю компетенцією: чи достатньо моїх знань? Наскільки переконливим, мотиваційним і чітким є моє керівництво? Так, ідеальний PM прагне виконати поставлені завдання, гарно управляти командою і створити позитивний досвід для клієнтів.
Звісно, кожен проєкт є унікальним і потребує індивідуального підходу. Проте нижче ми зібрали основні найважливіші компетенції для IT Project Manager, щоб спеціаліст, аналізуючи їх, мав змогу самостійно визначити рівень своєї кваліфікації:
- Управління термінами проєкту. Чи здаєте ви проєкти вчасно? Вчасно – значить день в день або на кілька днів раніше, а не «затримали лише на пару тижнів».
- Управління бюджетом. Чи виходить у вас здавати проєкти, не виходячи за рамки затвердженого бюджету?
- Грамотне керівництво та лідерські якості. Чи виходить у вас надихати й мотивувати членів команди досягати спільних цілей проєкту? А якщо, наприклад, у вашому проєкті є команда розробників, дизайнерів і тестувальників, то чи вмієте ви створити середовище, яке сприятиме відкритому спілкуванню та колаборації між всіма учасниками? Чи проводите ви регулярні наради, чи заохочуєте обмін ідеями та ініціативність у команді?
- Використання проєктних інструментів. Більшість сучасних IT-проєктів вимагають використання різних інструментів і технологій для управління та контролю. Це дозволяє поліпшити планування, відстеження та оцінювання проєктів. Як добре ви знайомі зі спеціалізованим програмним забезпеченням? Наскільки ефективно ви вмієте його використовувати?
- Чесність і рішучість. Чи завжди ви вчиняєте етично, без вагань, відповідно до обставин та плану?
- Навички аналітичного мислення. Чи вмієте ви вчасно визначати й аналізувати проблеми, щоб швидко приймати правильні обдумані рішення?
- Управління інтеграцією проєктів. Чи вдається вам координувати проєкти за допомогою якісного планування, виконання, вчасного внесення необхідних змін та контролю всіх цих аспектів?
- Управління вмістом проєкту. Чи завжди ви з командою створюєте якісні продукти для клієнтів шляхом виконання лише необхідних робіт?
- Контроль якості проєкту. Наскільки добре ви володієте навичкою контролю якості проєкту відповідно до обумовлених вимог щодо якості продукту? Чи вдається вам розробляти детальні плани проєкту, визначати заходи успіху, стежити за їхнім досягненням і контролювати прогрес роботи на кожному етапі?
Оцінюючи свою продуктивність, проєктному менеджеру важливо бути об’єктивним. Для цього слід періодично просити фідбек від колег та керівників.
Як розвиватися хорошому проджект-менеджеру
IT-галузь розвивається зі швидкістю світла. А отже, кожен фахівець цієї сфери повинен постійно займатись саморозвитком, щоб залишатися “на гребені хвилі”.
Щодо проєктного менеджера, то йому необхідно:
- Читати професійну літературу, яка містить корисні ідеї і поради. І, звісно, застосовувати все це на практиці.
- Слухати вебінари від фахівців, відвідувати майстер-класи та проходити онлайн-курси. Наприклад, тим, хто прагне вдосконалити та структурувати свої знання для майбутнього розвитку у професії, буде корисним курс Проджект-менеджер від Wizeclub. Одним словом, варто використовувати всю можливу базу знань по-максимуму для власного росту.
- Вести щоденник, в якому записувати всі свої “косяки”. Занотовуючи на папері свої помилки, ми їх аналізуємо, запам’ятовуємо і намагаємось більше не повторювати.
- Постійно перевіряти та аналізувати свій рівень знань і навичок.
- Час від часу просити зворотний зв’язок у команди про свою діяльність.
- Розвивати навички ефективної комунікації. Вчитися слухати, висловлювати свої думки ясно і переконливо, а також знаходити компроміси. Взаєморозуміння й правильна комунікація між всіма учасниками проєкту допомагають розв’язувати проблеми, зменшувати ризики та досягати успішних результатів.
- Удосконалювати свої лідерські якості, такі як ефективне управління часом, мотивація команди та прийняття рішень під тиском. Вчитися бути керівником, який надихає команду до досягнення відмінних результатів.
Отже, оцінка ефективності роботи проєктного менеджера є дуже важливою для постійного покращення і забезпечення високої продуктивності проєктів. Вона вимагає аналізу багатьох ключових факторів (КПІ), таких як успішне завершення проєктів, грамотний розподіл ресурсів, ефективна комунікація, прийняття стратегічних рішень, якість продукту і багатьох інших. Щоб оцінювати проєктного менеджера об’єктивно, для цього варто залучати фідбек від клієнтів, колег та керівників.