Що таке Cover Letter та як його написати: інструкція, поради та приклади супровідних листів

Що таке супровідні листи та навіщо вони потрібні?

Супровідний лист — це повідомлення, яким можна доповнити резюме, щоб пояснити, чому ви підходите на вакантну посаду та яку користь принесете компанії. По суті, це розповідь кандидата про себе як про спеціаліста, але з прицілом на майбутнє. 

На відміну від CV, в супровідних листах допускається більш вільний стиль викладення інформації, який може розкрити претендента не лише з професійної, але й з особистісної сторони. 

В яких випадках додавати супровідний лист — обов’язково?

На українському ринку праці тенденція додавання супровідних листів до резюме лише набирає популярність. Більшість рекрутерів не зазначає про необхідність листа від кандидатів. Але така ініціатива буде лише плюсом та допоможе претенденту виокремитись серед тих, хто надіслав CV без доповнення. 

Зовсім інша ситуація за кордоном. Якщо маєте бажання знайти роботу в іноземній організації, прикріплювати Cover Letter на англійській — обов’язкова умова, навіть якщо про неї не зазначається. В багатьох західних компаніях для відбору кандидатів на першому етапі часто використовується алгоритм оцінки двох елементів: CV та Cover Letter (вони мають додаватись окремими документами). Якщо останнього немає — висока вірогідність що відгук і зовсім проігнорують, яким би класним не було ваше CV. 

Важливість супровідних листів для закордонних роботодавців підтверджується також статистикою. Згідно із опитуванням Resume Lab у 2023 році: 

• супровідний лист є одним з ключових складників, які впливають на прийняття рішення серед 83% рекрутерів;
• така ж кількість менеджерів з найму (83%) повідомили, що грамотно складений Cover Letter може гарантувати претенденту співбесіду, навіть якщо його резюме не зовсім відповідає вказаним в оголошенні вимогам;
• 77% рекрутерів, які не зазначають Cover Letter обов’язковою умовою, все ж нададуть перевагу тим відгукам, де він прикріплений;
• 61% роботодавців вказують про необхідність супровідного листа в оголошеннях, розміщених на онлайн-майданчиках пошуку роботи (наприклад Indeed). У вакансіях з прямим процесом подання заявки (наприклад, електронною поштою), Cover Letter потрібен у 64% випадків.

Джерело: https://resumelab.com/

Супровідний лист дає можливість прояснити пробіли у вашій професійній біографії, наприклад, якщо повертаєтесь до роботи після довгої перерви. В ньому можна розповісти чому вирішили змінити професію, продемонструвати свої навички письма (на посадах, де передбачається робота з текстом чи постійне ділове листування — це важливо), зазначити чи готові ви до переїзду або відряджень, прокоментувати інші потенційно спірні моменти у вашому резюме. 

Загалом, є лише три ситуації, коли готувати Cover Letter не потрібно: 

• роботодавець сам про це просить у вакансії (але тут варто замислитись чому);
• при відправці заявки через форму, у якій відсутня можливість прикріпити файли;
• у разі пошуку роботи на посаду лінійного персоналу, наприклад касира. Супровідний лист не буде зайвим, але часто не має сенсу. Як правило, потік відгуків на подібні вакансії великий і рекрутер може не встигати читати листи всіх кандидатів. Тому достатньо обійтися формальним коротким доповненням до резюме в кілька речень.

У всіх інших випадках, незалежно від того розміщена вакансія українською чи закордонною компанією, супровідний лист — запорука того, що з вашим CV найімовірніше ознайомляться. 

Вимоги до супровідного листа

Насправді вимог до написання супровідного листа небагато, але важливо їх дотримуватись, якщо хочете, щоб ваше повідомлення дочитали до кінця. 

Розмір. Немає чіткої рекомендації щодо об’єму cover letter, але є загальне правило: з хорошим текстом до CV можна базово ознайомитись буквально за 10 секунд. Розповідь про себе має бути лаконічною, складатись з 3-5 абзаців та займати не більше 2/3 однієї сторінки в прикріпленому документі. Разом з тим лист повинен виглядати цілісним та закінченим. 

Стиль. Писати текст варто у діловому стилі, але водночас не дуже формально. Уникайте канцеляризмів на кшталт: «‎Прошу вас розглянути моє резюме на позицію…». Вони позбавляють лист емоційності та індивідуальності. Cover letter має розкривати ВАШУ манеру донесення інформації, а не складатись із суцільних шаблонів.

Грамотність. Тут без коментарів. Роботодавця буде складно переконати, що ви кращий кандидат на посаду, якщо пишите про це з помилками. Обов’язково перечитуйте кожен cover letter перед відправкою і перевіряйте слова чи формулювання, які викликають сумніви у вірності їх написання. Це стосується листів як українською, так і англійською. 

Зацікавленість. Супровідний лист має бути адаптованим відповідно до вакансії, на яку відгукуєтесь. Виходячи з цього, для кожного оголошення пишуться окремі cover letters. Кандидат, який розсилає однакове повідомлення у різні компанії навряд чи реально зацікавлений у пропозиції від конкретного роботодавця. І рекрутер це розуміє відразу.

Структура та зміст cover letter

Насамперед зазначимо: універсального шаблону ідеального cover letter немає. Будь-який лист потребує індивідуального підходу. Тому його створення можна назвати свого роду творчим процесом. 

Перед тим, як написати cover letter, уважно перечитайте оголошення роботодавця та відомості про компанію. Текст вашого повідомлення має слугувати своєрідною відповіддю на зазначені у вакансії побажання. Зіставте вимоги до кандидата та свій досвід, зробіть акцент на тому, що збігається. 

Для полегшення сприйняття інформації, вона має бути чітко структурованою. Пропонуємо оптимальний варіант побудови листа.

Вступ

Починати завжди варто з привітання. Якщо у вакансії вказаний менеджер з найму, який займається її закриттям, звертайтеся до нього по імені. Це буде свідченням не лише вашої ввічливості, але й уважності. Потім зазначте на яку посаду претендуєте. Якщо відгук є прямим, наприклад через електронну пошту, вкажіть звідки дізнались про вакансію. Такий підхід з перших секунд прочитання продемонструє, що ви пишете адресно, тобто конкретному роботодавцю, а не масово розсилаєте листи всім поспіль. Якщо вас щось пов’язує з компанією, наприклад, ви самі є її клієнтом чи читали книгу засновника, це також можна згадати.

Персоналізація та привітність важливі, але пам’ятайте: ви пишете рекрутеру з приводу найму на роботу, тому слід дотримуватись певних меж. Вітання «‎Привіт» допустиме лише якщо подібна форма використовується у вакансії. І незалежно від стилю подачі інформації в оголошенні, звертайтеся до менеджера з найму на «‎ви». У випадку написання cover letter англійською простіше — завжди зазначається займенник «‎you-your».

Приклад привітання:

«‎Добрий день, Олено! Мене зацікавила вакансія Social Media Manager, розміщена на вашому сайті. Я давно і із задоволенням користуюсь послугами вашої компанії і буду дуже рада стати частиною команди, що займається їх просуванням. Переконана, мій досвід реалізації стратегій просування брендів у соцмережах стане корисним.»

Якщо ж ви ніколи не користувались продуктом компанії, стверджувати зворотнє не потрібно. Адже на співбесіді це легко перевірити. Краще просто додати, що слідкуєте за діяльністю фірми. І дізнатись максимум інформації про неї у разі отримання запрошення на інтерв’ю. 

Основна частина

Наступний абзац — своєрідне пояснення, чому саме ви є кращою кандидатурою на вакантне місце. В ньому описується досвід та досягнення. Які задачі вирішували і що візьмете на себе на новій роботі. Але мінімізуйте повторення резюме, акцентувавши на кількох навичках, найбільш релевантних для посади, на яку претендуєте. Аргументуйте їх конкретними прикладами з вашої професійної діяльності, оперуйте цифрами, додатково можна вказати кілька посилань на роботи, які на практиці відображають ваші скіли. 

Наприклад:

«Під час роботи SMM-менеджером в компанії «XXX» я відповідала за впровадження стратегії просування для двох проєктів XXX Ukraine та XXX Global в Instagram, а також розвиток телеграм-спільноти XXX for Ukrainians. Головним моїм завданням було покращити комунікаційну складову сторінок та підвищити рівень залученості. За півроку ведення бізнес-акаунтів мені вдалось:

• збільшити базу підписників із 5000 до 20 тис. (Ukraine); та із 700 до 8000 (Global), а також залучити 12 тис. нових читачів до телеграм-каналу;
• показник ER виріс із 3% до 12% (Ukraine); та складає 9% (Global) станом на 08.2023;
• середня кількість замовлень на день через директ у серпні — 18 запитів (Ukraine); 5 (Global). В телеграм-спільноті XXX for Ukrainians за останній місяць було розміщено 12 партнерських оголошень та платній основі. 

Серед моїх ключових компетенцій як SMM-менеджера були розробка контент-плану для трьох облікових записів, контент-мейкінг, обробка коментарів, згадок та запитів у директ, щотижнева аналітика та звітність. Завдяки досвіду на фрилансі у минулому можу бути повністю самостійним гравцем, однак вмію та люблю працювати в команді. В компанії «XXX» тісно співпрацювала з інтернет-маркетологом, таргетологом та дизайнером.»

Крім того, в основній частині варто додати невеликий абзац чим привернула вашу увагу вакансія. Можливо вона відповідає вашим амбіціям в кар’єрному розвитку або особистим інтересам. 

Наприклад: 

«‎Мені імпонують соціальні ініціативи вашої компанії, орієнтовані на покращення української медичної системи. Це повністю відповідає моїм професійним та особистим інтересам. Також це захоплююча можливість популяризувати культуру здоров’я серед молоді. Я хотіла б використовувати свої знання з SMM та контент-маркетингу для виведення цієї ніші у соціальних мережах на новий рівень.»

Якщо підсумувати приклад основної частини cover letter, то в ньому SMM-ниця показала як її попередній досвід допоможе майбутньому роботодавцю втілювати свої плани. Додатково підкріпила свою експертність в професії зацікавленністю в конкретній посаді, та пояснила причини інтересу до вакансії. 

Заключна частина

У підсумок додаються один-два речення: подяка рекрутеру за приділений час на ознайомлення з вашим cover letter та так званий заклик до дії (Call-To-Action). Тобто, висловлення конкретного бажання, чого ви очікуєте від менеджера з найму. Роз’яснюємо на прикладі:

«‎Дякую за час, приділений моїй кандидатурі. Буду рада обговорити умови роботи та взаємні очікування на співбесіді.

З повагою, Анастасія Петренко

Тел: …; email: .…; telegram: @….»

Способи зв’язку можна додати в кінці листа як в нашому прикладі, або ж створити для контактів окремий заголовок над вступною інформацією. Другий варіант розповсюджений у cover letters на англійській для міжнародних компаній. 

Давайте поглянемо що в нас вийшло:

Ще один вдалий приклад супровідного листа українською:

Cover letters на англійській мові складаються за аналогічною структурою. Тримайте приклад супровідного листа англійською:

Джерело прикладу: https://www.thebalancemoney.com/free-cover-letter-examples-and-writing-tips-2060208

Що робити, якщо немає відповідного досвіду роботи?

Писати супровідний лист з подвійним ентузіазмом. 🙂 Просто акцентувати трохи на іншому — що ви готові зробити та вже робите для розвитку в новій професії. Вам важливо продемонструвати свої серйозні наміри та прагнення в здобутті першого досвіду саме в компанії, якій адресовано меседж.

Навіть якщо це перша робота за спеціальністю, деякий досвід у вас напевно все одно є: практика в університеті або на спеціалізованих курсах. Можливо ви виконували якісь простенькі задачі для друзів та знайомих за чашку кави або ж тренувались «для себе», переглядаючи відео на YouTube. Навіть маленькі кроки, які ви зробили в професії не варто замовчувати, адже для рекрутера це свідчення вашого відповідального відношення та бажання навчатись. Додатково можна розказати чим вам цікава галузь, яку почали опановувати, і чого хочете досягти в новій професії. 

В деяких компаніях охоче розглядають trainee та junior-спеціалістів, роблячи ставку на подальший ріст молодого фахівця в компанії.

Приклад супровідного листа для кандидатів без досвіду роботи:

«Добрий день, Олександро! Давно слідкую за новинами компанії «ХХХ» і не змогла пройти повз вакансії UI/UX Designer.

В липні я закінчила курси UI/UX дизайну у школі Wizeclub та отримала необхідні навички для закриття вказаних у вакансії завдань. На високому рівні володію Figma, Photoshop, Illustrator, вмію проводити usability-та, A/B-тестування, досконало знаю інструменти аналітики Hotjar та Google Analytics.

Наразі мені ще не доводилось працювати над розробкою екранів інтерфейсу та їх інтерактивних прототипів для реальних проєктів, але в рамках навчання я створювала дизайн-системи та вже маю що вам показати. Швидко опановую нові знання і не боюсь конструктивної критики. Додаю посилання на мої кейси. Також буду рада виконати тестове завдання і продемонструвати вам свої навички на практиці. 

З найкращими побажаннями, Ольга Денисенко

Тел: …; email: …»

Яких помилок слід уникати при написанні cover letter

Пропонуємо ознайомитись з типовими помилками, які найчастіше зустрічаються в супровідних листах.

Дублювання резюме

Ще раз наголошуємо, що супровідний лист — доповнення до резюме, а не його переказ, адже це чи не найпоширеніша помилка. Подумайте, які питання можуть виникнути у рекрутера при вивченні вашого CV і дійте на випередження: дайте відповідь на них у cover letter. Якщо в резюме у вас зазначено три місця роботи за останній рік, поясніть причину цього. Так само і при співпраці 5-10 років з одним роботодавцем — розкажіть детальніше чого досягли за цей час. Якщо ж на вашу думку, CV цілком зрозуміле і роз’яснень не потребує, акцентуйте увагу на майбутніх планах в межах посади, на яку претендуєте. Супровідний лист чітко має доносити роботодавцю, що він отримає, затвердивши вашу кандидатуру.

Занадто багато інформації

Кожен лист — це час рекрутера. Уявіть, що ви шукаєте співробітника, і вам надіслали відгуки 100 осіб. Скільки часу ви зможете приділити кожному? Навряд чи більше хвилини. Зазвичай, роботодавці поверхнево сканують супровідні листи, вихоплюючи ключові слова з тексту (пам’ятаєте про правило 10 секунд, згадане вище?). Якщо їхній погляд за щось чіпляється, вони можуть прочитати звернення кандидата повністю. Вміщуйте весь текст у кілька абзаців, обов’язково робіть відступи. Можна також використовувати марковані списки та підзаголовки. Не забувайте, супровідний лист — це у першу чергу діловий документ, який має відповідати на 2 найголовніші питання: «Що ви вмієте робити?» та «Як ваші вміння принесуть користь компанії-роботодавцю?».

Розповіді про особисте 

Роботодавцю необов’язково знати ваш сімейний статус, музичні уподобання та хобі, якщо вони не мають причетності до майбутньої посади. Якщо є велике бажання розповісти про свої захоплення, краще це зробити у CV окремим розділом — після інформації, що безпосередньо стосується вашої професійної кваліфікації. Також не потрібно писати про весь загальний досвід, який маєте — лише про той, що відповідає вакансії.

Питання до рекрутера

Наприклад стосовно графіку роботи, соцпакету чи заробітної плати. Подібні речі обговорюються на співбесіді.

Прохання взяти вас на роботу

Пишіть з позиції «пропоную свої послуги», а не «шукаю роботу», адже зацікавленість має бути взаємною. І ваша задача в супровідному листі показати свою цінність для роботодавця, а не викликати у нього співчуття.

Штамповані фрази

Щоб уникнути шаблонів, необхідно створювати cover letter самостійно, а не копіювати готовий зразок. Приклади — це лише орієнтир. Сюди ж відноситься правило «одна вакансія = один cover letter». Текст повідомлення має чітко відображати рекрутеру персоналізованість, бути написаним виключно вами і про вас. Це просто перевірити. Перечитайте готове звернення. Якщо здалось, що так міг написати будь-який інший спеціаліст — текст варто змінити.

Грамотно складений супровідний лист, який демонструє професіоналізм та зацікавленість працювати у компанії, вдало виділить вас серед інших претендентів. Тож витратити час та зусилля на підготовку цього документа, безперечно, варто. Сподіваємося, наші поради допоможуть вам написати cover letter, який сприятиме отриманню бажаного job offer.