Проджект-менеджмент
30 Травня, 2024
18 хв.
Що таке Trello і як програма допомагає в роботі Проджект менеджера
Ви проєктний менеджер, який щодня має справу з десятками завдань, дедлайнів та непередбачуваних ситуацій. І все це потрібно тримати під контролем, не втрачаючи з поля зору жодної деталі. Іноді це дуже важко. В такі моменти хочеться мати під рукою чарівну паличку, яка б допомагала з легкістю організувати робочий процес, відстежувати виконання завдань і координувати роботу команди. Правда ж? А що, якщо ми скажемо, що вона існує? Тільки називається трошки по-іншому: Trello. Що це за чудо-інструмент, як за допомогою нього впорядкувати робоче життя і знайти гармонію у проєктному менеджменті - про все це у сьогоднішній статті.
Зміст
Що таке Trello
Trello — це хмарний сервіс для управління проєктами, який працює за принципом методології Kanban. Що це означає? Уявіть собі дошку з різноколірними стікерами. Дошка — це проєкт, кожен стікер — окрема задача, а кожна колонка — стадія виконання роботи.
Наприклад, ви створили три колонки: «Зробити», «В роботі» і «Виконані». Берете стікер з першої, і коли починаєте працювати над завданням, переміщуєте його до другої, а коли завершили — до третьої. Така візуалізація допомагає тримати під контролем весь процес. Це якщо пояснити схему максимально просто.
Trello дозволяє бачити всю картину проєкту в одному місці, делегувати завдання та слідкувати за їх виконанням. Він має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс і доступний у вигляді вебверсії та мобільного додатку. А найкрутіше те, що більшість його функцій наразі – у вільному доступі.
Для чого використовують Trello та подібні сервіси?
Головна перевага Trello в тому, що він допомагає знизити час на організацію робочого процесу аж на 30%. Не має значення, плануєте ви меню на тиждень, чи керуєте масштабним проєктом — сервіс допомагає зекономити час і нерви та забезпечити високу ефективність роботи.
Ви можете створити дошку планування відпустки, щоб зробити подорож максимально приємною, а можете — керувати маркетинговою кампанією. В першому випадку колонки “Квитки”, “Маршрути”, “Валізи”, “Харчування” тощо допоможуть спланувати все до найменших деталей і нічого не забути. А в другому — можна створити дошку з колонками “Ідеї”, “Контент”, “Затвердження”, “Публікації”, “Аналіз” та ін. В результаті кожна задача буде чітко визначена і матиме свій статус. А це дозволяє відстежувати прогрес і ефективно розподіляти ресурси.
В Трелло можна робити текстові описи завдань, чек-листів, термінів виконання, файлів та коментарів, щоб створити повну і чітку картину процесу. А ще Trello можна інтегрувати з іншими сервісами, такими як Google Drive, Jira та іншими. І це дуже зручно.
Основні елементи Trello
У Trello ви працюватимете з такими основними елементами, як команди, дошки, списки і картки.
Команди
Це групи людей, які спільно працюють над проєктами. Є публічні і приватні команди. Особливість останніх в тому, що вони доступні лише за запрошенням (це актуально для секретних стартапів, доступ до інформації яких має бути обмеженим)
Дошки
Це окремі проєкти, які ви створюєте всередині команди. У free-версії є можливість створити до 10 дошок на одну команду. Якщо вам потрібна дошка лише для особистого користування (наприклад, для планування власних цілей на місяць), створіть команду лише з одним учасником — собою.
Компанії, які використовують Trello в управлінні проєктами, знижують час на організацію завдань на 25%. Це дає більше часу на творчу роботу і менше — на метушню з паперами.
Списки
Це етапи роботи або категорії завдань. Їх може бути безліч, але важливо, щоб всі учасники команди знали, в якій послідовності рухати картки. Можна створити списки для кожного етапу розробки. Наприклад: «На розгляді», «В роботі», «Здано» тощо. Така систематизація допомагає тримати руку на пульсі проєкту.
Картки
Це конкретні завдання, які переміщаються між списками залежно від статусу їх виконання. Вони можуть містити детальний опис задачі, посилання на важливу інформацію, вкладення і навіть чек-листи. Наприклад, картка під назвою «Написати блог про основні елементи Trello» з описом і підзадачами для збору інформації, написання і редагування тексту.
Додаткові функції
Додаткові функції Trello здатні вивести вашу продуктивність на новий рівень.
Вкладення
Вам більше не доведеться витрачати час на пошуки документа у хаосі папок на комп’ютері, адже все, що потрібно, буде під рукою. Наприклад, презентація для наради, документ Word з аналітикою або ZIP-архів з важливими файлами. А щоб додати дошкам яскравості та наочності, можна використовувати зображення як обкладинки карток.
Учасники
Додавати учасників можна не тільки в команди, а й на конкретні дошки та картки. Завдяки цьому кожен член вашої команди завжди буде в курсі, хто за що відповідає. Це в рази спрощує комунікацію та знижує ймовірність помилок. А сповіщення про зміни в задачі триматимуть всіх у курсі справ.
Мітки
Мітки в Trello можна налаштовувати під власні потреби: від пріоритетності завдань до позначення клієнтів або рівня оплати. Наприклад, червона мітка може означати, що завдання термінове, а жовта — що воно менш важливе. Це неймовірно зручно, коли треба швидко зорієнтуватися в задачах.
Дедлайни
Кожній задачі можна встановити кінцевий термін виконання, і за добу до його настання програма нагадає вам про це повідомленням. А якщо у вас встановлений мобільний додаток, то ви отримаєте ще й push-сповіщення. Кожен учасник команди може оновлювати статус задачі, змінювати дедлайн або позначати її як виконану.
Trello: плюси та мінуси
Переваги:
- Безплатний доступ і жодних неприємних сюрпризів після закінчення тестового періоду. Це величезний плюс, особливо для стартаперів та фрілансерів з обмеженим бюджетом.
- Універсальність. Сервіс доступний у вебверсії, а також має мобільний додаток. Налаштування гарячих клавіш значно спрощують навігацію, забезпечуючи швидкий і зручний доступ до всіх функцій.
- Оформлення дошок на власний смак. Стиль, дизайн, кольори — у Трелло ви маєте можливість креативити на повну.
- Широкі можливості інтеграції. Trello без проблем підключається до популярних вебдодатків, серед яких Evernote, Google Drive, Dropbox та інші. Це дозволяє легко об’єднувати всі свої інструменти в одне зручне робоче середовище.
Недоліки:
- Free-версія у порівнянні з платною має дещо урізаний функціонал. Проте це не, що ви будете відчувати сильний дискомфорт через деякі обмеження. Все залежить від ваших потреб і специфіки проєкту.
- Ліміт на кількість розширень у безплатній версії — три. Для початку цього може бути достатньо, але якщо ваші проєкти розростатимуться, цілком можливо, що вам захочеться трохи більше інтеграцій.
- Максимальний розмір файлу для завантаження — 10 Мб. І знову ж таки, цього вистачає для більшості задач, але для роботи з дуже об’ємними файлами потрібно буде шукати інші варіанти.
Trello: ціна і тарифи
Trello має кілька тарифних планів для різних потреб. Якщо ви шукаєте щось для особистих цілей, обирайте безкоштовний пакет. З ним ви зможете створювати необмежену кількість карток і до 10 дошок на один робочий простір.
Безкоштовна версiя закривaє 90% потреб бiльшoстi користувачів і дозволяє працювати без обмежень
Якщо вам потрібно більше можливостей — ось альтернативні варіанти:
- Стандартний пакет за $5 на місяць на одного користувача — оптимальний для невеликої команди, яка працює над стартапом. Цей тариф дозволяє створювати необмежену кількість дошок, користуватись розширеними списками завдань та мати доступ до 250 МБ для файлів.
- Рremіum пакет за $10 на місяць надає додатковий функціонал, а також преміум пiдтримку і можливостi адмiнiстрування та безпеки.
- Тарифний пакет Enterprіsе за $17.50 на мiсяць призначений для великих органiзацiй зі 100+ спiвробiтниками. Він забезпечить високий рiвень безпеки та контроль над усіма процесами. Тариф надає необмежений робочий простір, управлiння груповим доступом до дошок, можливостi SSO й управлiння користувацьким доступом через Atlassian Access.
Trello та Google календар
Якщо кожен ваш день зaнaдто напружений через необхідність “жонглювати” купою зaдaч у різних зaстосункaх і ви відчувaєте себе нaче aкробaт, який нaмaгaється втримaти всі ці м’ячі у повітрі, поєднайте Trello тa Google Calendar.
Ви використовуєте Trello для планування завдань, розподілу ролей тa відстеження дедлaйнів. Але вбудовaний кaлендaр сервісу відобрaжaє лише завдання всередині Trello і ви не бaчите повної кaртини (втрачаєте з виду важливі особисті події, зустрічі, свята тощо). Приєднавши Trello до Google Calendar, ви отримаєте змогу бaчити зaдaчі з різних сервісів і події з вашого особистого життя в одному місці.
Нaприклaд, ви плaнуєте робочу зустріч нa вівторок, але бачите, що в цей день у вaс зaплaновaний вечір з другом. Зaвдяки інтегрaції з Google Calendar ви перенесете зустріч нa інший день, щоб не пропустити вaжливу подію.
Для налаштування інтегрaції потрібно всього декількa кроків: відкрийте нaлaштувaння Trello, знaйдіть опцію синхронізaції з Google Calendar і слідуйте інструкціям. На це ви витратите не більше 10 хвилин, a результaтом буде ефективніша оргaнізaція вaшого робочого процесу.
Trello та jira
Ви та ваша команда працюєте над проєктом. Хтось відповідає за розробку софту, хтось веде маркетингову кампанію, а хтось генерує ідеї. Зручно відстежувати та координувати всі ці процеси можна об’єднавши дві цифрові платформи: Trello і Jira.
Ось, як це працює. Ви прив’язуєте завдання Jira до карток Trello, і всі учасники бачать, хто над чим працює. Більше жодної плутанини і зайвих з’ясувань стосовно задач.
Наприклад, у вас є картка в Trello з новою фічею для додатка. Ви додаєте до неї Jira-епік, і з лицьового боку картки видно кольорові бейджі, що показують статус завдання. Ви бачите, чи все йде за планом, а коли потрібно, можете швидко перейти до Jira-проєкту, натиснувши на посилання в картці.
Завдяки інтеграції Jira та Trello ви оптимізуєте взаємодію команд і ваші проєкти реалізуються злагодженіше.
Аналоги Trello
Аsаnа
Сервіс має зрозумілий інтерфейс, можливість переглядати завдання у різних режимах, включаючи списки, часову шкалу та календар, а також створювати підзадачі та обмінюватися файлами. Безкоштовна версія має обмежені можливості, а преміумпідписка коштує 9,99$ на місяць за користувача.
СlісkUр
Інструмент пропонує цілу купу інтеграцій, тайм-трекер, нотатки, інтелект-карти та багато іншого. Тут можна відстежувати завдання у режимі діаграми Ганта, списку або календаря. Мінуси сервісу — доволі складний інтерфейс, до якого доведеться звикати. Free-версія має обмеження: створення 5 воркспейсів і 100 МБ для файлів.
Monday
Сервіс з крутим інтерфейсом і гнучкими робочими процесами. Він дозволяє створювати власні робочі процеси без кодування, а також інтегруватися з популярними сервісами, такими як Google Calendar, Drоpbоx, Micrоsоft Teams, Zооm та іншими. Наприклад, можна експортувати звіти в Еxcеl або СSV, отримувати миттєві сповіщення та використовувати функцію перетягування. Є безкоштовний план для двох користувачів з 5 ГБ сховища. Прeмiyмпiдпискa коштує від 8$ на місяць.
Kanbanchi
Сервіс, який працює тільки онлайн. Він дозволяє керувати завданнями через канбан-дошку, діаграму Ганта, звіти та тайм-трекер. Тут можна авторизуватися через Google-акаунт та керувати дошками як файлами з можливістю додавання документів, таблиць тощо.
Кожен з цих інструментів має свої плюси та мінуси, але всі вони можуть значно покращити ефективність роботи команди. Вибір залежить від ваших потреб та можливостей.
Як вести проекти у Тrello
Ви керуєте командою, яка працює над запуском нового продукту. У кожного співробітника своє завдання і дедлайни. А злагоджена робота всієї команди за допомогою Трелло — ключ до успіху.
Отже, розгляньмо, як ефективно вести проєкти у Тrello:
- Розробіть чіткі інструкції та правила для кожної дошки. Роз’ясніть усім учасникам, як працювати з сервісом: коли і куди переміщати готові картки, які кольорові мітки використовувати, хто затверджує виконані завдання.
- Об’єктивно оцінюйте обсяг завдань і розподіляйте їх з урахуванням реальних можливостей команди. Якщо співробітник здатен завершити за тиждень лише три картки, не варто закріплювати за ним десяток завдань. Адже мотивація окремих робітників і усієї команди підвищується, коли кожен бачить свій прогрес і відчуває себе частиною успіху.
- Встановлюйте чіткі реальні дедлайни, налаштовуйте нагадування. Для кожної картки вкажіть термін виконання і поставте галочку біля дати, щоб отримувати сповіщення. Це допоможе мати час на виправлення можливих помилок і не пропускати важливих строків.
- Обговорюйте задачі у коментарях всередині карток. Це економить час і зусилля на пошук інформації в пошті чи месенджерах.
- Регулярно відстежуйте актуальність і статуси завдань. Наприклад, раз на тиждень перевіряйте стан карток, видаляйте або архівувати неактуальні завдання. Після очищення дошок робота йтиме значно швидше.
Бажаєте ще краще керувати завданнями у команді і завжди бути максимально продуктивними? Пройдіть онлайн-курс “Професія Проджект-Менеджер” від Wizeclub. Він буде корисним як для отримання нових знань новачкам, так і для закріплення важливих нюансів професіоналам у цій сфері.