Як пройти співбесіду на позицію Project Manager: 23 поширених питання до менеджерів проєктів в ІТ-компаніях

Співбесіда на посаду Project Manager: як все влаштовано?

Зважаючи на те, що здобути спеціалізацію можна на курсах Project Manager всього за кілька місяців, конкуренція в цій галузі висока. Рекрутери, в свою чергу, прискіпливо відбирають кандидатів, рідко обмежуючись одним етапом інтерв’ю.

З організаційної точки зору процес співбесіди на менеджерські позиції в IT, як правило, мало чим відрізняються від інтерв’ю на інші посади. Здебільшого, найм на роботу проходить в кілька етапів: 

• ознайомче спілкування з рекрутером;
• тестове завдання (не всі роботодавці пропонують PM-ам тестове, але в багатьох IT-компаніях це часта практика);
• технічна співбесіда (перевірка hard і soft skills);
• фінальне інтерв’ю (на ньому присутній віце-президент компанії, СЕО, PMO або інша особа в підпорядкуванні якої буде Project Manager).

Далі — розглянемо загальний список поширених питань, з якими зазвичай зіштовхуються кандидати по мірі проходження інтерв’ю. Рекомендуємо наперед продумати всі відповіді. Адже якщо один HR-спеціаліст на першій зустрічі обмежиться стандартними «скільки хочете заробляти зі старту та через рік?» та «чим вас зацікавила наша вакансія?», інший, в процесі продуктивної розмови, може відразу залучити співробітника компанії для перевірки ваших hard skills — все залежить від підходу до найму працівників та особливостей конкретної організації. 

Загальні базові питання до проджект-менеджерів

Коротка розповідь про себе

Очевидне питання, що відкриває співбесіду на будь-яку посаду, — ваш шанс вигідно презентувати себе та поділитися досвідом самостійно. Головне тут — актуальність. Почніть із сьогодення, потім перейдіть до минулого та закінчіть майбутнім. Дайте коротке уявлення про ваші поточні цілі та мотиви пошуку нової роботи, причини її зміни. Розкажіть про минулий досвід, що має відношення до тієї позиції, на яку ви претендуєте. Повідомте рекрутеру свої очікування: які завдання сподіваєтесь виконувати в майбутньому та чому виявили інтерес до пропозиції. 

Сприймайте це питання, як можливість для самореклами, щоб показати роботодавцю, чому ви підходите на цю вакансію.

Останні проєкти

Зазвичай рекрутери просять детальніше описати наявний досвід у проджект-менеджера, щоб зрозуміти, до яких типів завдань звик кандидат, які підходи використовував та скільки людей мав у своєму підпорядкуванні. Тут важливо почати із основного — чітко та лаконічно описати один-два минулих проєкти, коротко розповісти про комунікацію із замовниками та командою, специфіку організації процесів і звичайно поставлені та реалізовані цілі. Аргументуйте їх реальними метриками, що демонструють результати вашої роботи. 

Складнощі в роботі 

При управлінні проєктами рідко коли обходиться без форс-мажорів. Більш того, невдачі та раптові казуси — це нормально. І майбутньому роботодавцю важливо розуміти вашу тактику їх подолання. 

Оскільки вміння швидко вирішити неочевідні проблеми — одна з ключових soft skills PM-а, завчасно пригадайте та тезисно пропишіть собі кілька прикладів, які доцільно навести на співбесіді. Також можна розповісти, що ви зробили, щоб уникнути подібних ситуацій в майбутньому. Відповідаючи на це питання, можна використати метод STAR (Situation, Task, Action, Result):

1. опис ситуації та причин, чому робота пішла не за планом;
2. що потрібно було зробити, щоб вирішити проблему;
3. ваші дії, пояснення, чому вчинили саме так;
4. результат.

Найбільш успішний проєкт

Інколи рекрутери пропонують розказати про проєкт, яким пишається кандидат. В першу чергу це демонструє роботодавцям, що саме ви вважаєте успіхом: чітке дотримання бюджету чи дедлайну, налагодження подальшого партнерства із замовником, впровадження змін та інновацій. Вірної відповіді на питання немає, однак рекомендуємо не применшувати свої заслуги. Розкажіть про успіхи та вжиті заходи для того, щоб проєкт йшов за планом чи був більш ефективним. 

Бажаний професійний ріст через 5 років

Одне з топових питань на співбесідах, яке дратує багатьох кандидатів. Однак, задають його, щоб краще зрозуміти чи реалістичні ваші очікування по відношенню до роботи, на яку претендуєте, а також, наскільки співпадають ваші цілі з корпоративною філософією компанії. Оптимально обговорювати не особисті мрії на кшталт «Стати PMO чи віце-президентом», а поміркувати про свій внесок в компанію, який дозволив би досягти підвищення. 

Інші часті питання:

• Які типи проєктів вам найбільше цікаві і чому?
• Над чим не хотіли б працювати?
• Чи є у вас досвід управління бюджетами

Питання для перевірки soft skills кандидата та оцінки його реакції в складних ситуаціях

За важливістю, набір певних soft skills для PM-а відіграє не менше значення, ніж професійні навички. Адже, наприклад, вивчити методології проєктного управління можна, а ось щоб успішно застосовувати їх на практиці — без деяких особистих якостей не обійтись. Щоб краще дізнатись риси характеру кандидата та хід його мислення, роботодавці ставлять поведінкові та оціночні питання.

Навіщо команді проєктний менеджер? Якими особистими якостями має бути наділений хороший PM?

Якщо говорити загалом, то Project Manager потрібен, щоб організувати роботу команди, вірно розподілити та контролювати ресурси, вирішувати складні ситуації, які трапляються в процесі реалізації продукту. Хороший PM вміє планувати, легко знаходить спільну мову з різними людьми, не боїться ризиків та швидко знаходить вихід у кризових випадках. PM не просто керує, а й працює разом з іншими учасниками заради спільного результату.

Маєте інші міркування щодо важливості PM-а та необхідних soft skills? Сміливо заявляйте про них на співбесіді. Неординарні погляди вітаються, однак вони не мають суперечити з посадовими обов’язками фахівця. 

Як би ви описали план проєкту — від початку до завершення?

Оптимальна відповідь на це питання заснована на сценарії. Іноді самі інтерв’юери пропонують гіпотетичний проєкт і цікавляться як з ним впорається кандидат. Описуючи кожен етап, враховуйте наступні моменти: його ціль, ключові учасники, ваша роль. Якщо роботодавець не надав приклад проєкту, можете самостійно його навести, як варіант, зі свого досвіду.

Як ви починаєте новий проєкт?

Цим питанням інтерв’юер переіряє хід ваших думок. Тут слід описати перші важливі кроки PM-а для забезпечення успіху проєкту. Ставку радимо робити на першочергове визначення цілей проєкту, а потім вже складання плану, як їх досягти. 

Як створити та підтримувати атмосферу продуктивної співпраці та мотивації в команді?

Project Manager має не просто ставити завдання учасникам проєкту та вказувати термін реалізації, але й допомагати, підтримувати, мотивувати, а деколи навіть вирішувати конфліктні ситуації між співробітниками. Саме PM задає настрій в команді, який у підсумку допоможе успішно реалізувати продукт. Зважаючи на важливість формування «dream team» для закриття бізнес-цілей компанії, подібні питання доволі часті на співбесідах. Подумайте над процесами та методами, на які ви спираєтесь для створення згуртованості в колективі, чим стимулюєте команду, як доносите до співробітників їх цінність для проєкту. При цьому відкиньте матеріальну сторону мотивації. Доцільно навести актуальний приклад з практики. 

Також на інтерв’ю можуть запитати про ваш підхід до підбору людей в команду. Слід розповісти за яким принципом ви відбирали б потенційних учасників проєкту, кого почали б шукати в першу чергу та чому. 

Конфлікт в команді: ваші дії?

Це ситуаційне питання допомагає зрозуміти ваші навички спілкування з людьми, які є ключовою складовою успішної роботи менеджера проєкту. Тут важливо продемонструвати ваш підхід як керівника, навести кілька прикладів з особистого досвіду. Ситуації і суперечки бувають різними і стандартного сценарію їх вирішення немає, тому актуально задати зустрічні питання про потреби, можливості команди, доступні ресурси, внести уточнення щодо характеру та причин конфлікту.

Що робити, якщо команда не вкладається у становлений дедлайн?

Дуже поширена ситуація і не завжди у відтермінуванні релізу є провина команди. Інколи заважають зовнішні обставини чи нові умови, що виникли під час реалізації продукту. В ідеалі, оцінюючи проєкт та формуючи план його втілення, краще відразу закладати трохи більше часу. Уточніть у рекрутера причину недотримання дедлайну.

Взагалі, у випадку затримки в проджект-менеджменті є кілька сценаріїв вирішення проблеми:

• зміна пріоритету задач; 
• залучення додаткових ресурсів (найм фрилансерів, фахівців з інших проєктів).

Буває так, що замовник вносить багато коригувань на проміжних зустрічах, просить повністю переробити презентований продукт, розширює завдання. Ваша задача — якомога раніше обговорити всі нюанси та прийти до консенсусу: аргументувати ефективність вашого рішення, пояснити що деякі функції будуть марними або ж узгодити подовження термінів виконання роботи.

Певний співробітник систематично просить більше часу на виконання завдань. Що будете робити? 

Відповідаючи на питання, думки слід спрямувати на заглиблення в проблему. PM повинен допомагати членам команди діяти в інтересах проєкту. Адже саме він відповідальний за кінцевий результат. Першочергово потрібно дізнатись про причину затримок. Можливо співробітник невмотивований, має вигорання чи особисті проблеми (за необхідності проджект-менеджер з’ясовує всі можливі варіанти). В такому випадку обговорюється фінансовий бонус чи пропозиція відпустки після закриття термінових завдань. А може — дійсно перевантажений. Тоді варто подумати про найм ще одного члена команди чи введення тимчасових буферів на етапі планування для певних завдань і організувати переговори з зацікавленими сторонами щодо надання більшої кількості часу чи ресурсів.

Клієнт незадоволений результатом та не приймає продукт. Як повинен вчинити Project Manager в подібній ситуації?

Почніть свою відповідь з того, що при веденні проєкту ви постійно взаємодієте з клієнтами, щоб вони розуміли всю «внутрішню кухню». Незважаючи на це, якщо замовника все одно не задовольнив кінцевий результат, ви першим ділом з’ясуєте, що саме йому не подобається, спробуєте зрозуміти які модифікації він бажає бачити та подумаєте як їх включити в проєкт. У випадку неможливості внесення змін, ви докладете максимум зусиль для переконання клієнта, що проєкт відповідає узгодженому обсягу. 

Ввечері ви їдете у відпустку і раптом на роботі стався форс-мажор, який потрібно вирішити в найближчі пару днів. Як діяти?

До такого типу питань також варто бути готовим. Найважливіше у відповідях — чесність. 

Адже відверто, ви навряд чи скасуєете всі свої плани, тим паче якщо вирушаєте у мандрівку із сім’єю. Оптимально, повідомити: якщо ви кудись від’їжджаєте, то обов’язково призначаєте відповідального, який займатиметься вирішенням усіх питань.

Що ще можуть запитати в межах перевірки soft skills?

• Чи виникали у вас суперечки з членами команди?
• Який ваш стиль спілкування? Як він може змінюватися при взаємодії з командою, замовниками, вищим керівництвом?
• Що вас мотивує та демотивує в роботі?
• Назвіть ваші слабкі та сильні сторони?
• Ваші перші кроки на новому робочому місціі?

На замітку: подібні питання не мають «стандартного» вірного варіанту. Найкраще — відповідати щиро — так як ви вважаєте чи вже діяли у схожих ситуаціях. 

Поширені hard skills питання

«Технічний» етап інтерв’ю, як правило, включає в себе питання на визначення знань кандидата теорії менеджменту, розуміння технічних термінів, етапів життєвого циклу проєкту. Ми зібрали 10 поширених питань з узагальненими, короткими відповідями на них, які стануть орієнтиром перед співбесідою. Однак рекомендуємо додатково вивчити інформацію детальніше. Особливо, якщо деякі терміни та вирази для вас незнайомі. Отже, найчастіше на співбесіді на посаду Project Manager висвітлюються наступні теми.

Як оцінити задачі проєкту?

Все залежить від складності проєкту. Один із варіантів — застосування scrum-методу Planning Poker. Його суть полягає в тому, що всі учасники залучаються до процесу оцінювання. Менеджер аналізує голос кожного та вибирає найбільш частий варіант. Якщо думки дуже розбіжні, команда це раз обговорює задачі.

Опишіть життєвий цикл проєкту

Одне з топових питань на співбесідах, тому рекомендуємо його ретельно дослідити. Якщо дуже базово, то тут все просто: в проджект-менеджменті розрізняють п’ять основних фаз: Ініціація, планування, виконання, контроль та закриття. Не полінуйтесь повторити теорію кожної фази. Також, плюсом буде розуміння різниці між життєвим циклом проєкту та життєвим циклом розробки.

Методологія та фреймворк: в чому різниця?

Методологія — це набір принципів, інструментів та практик, що використовуються в управлінні проєктами для досягнення певної цілі. Методології мають чітку структуру, кроки та правила, які дозволяють послідовно організувати роботу команди та отримати потрібні результати. Приклади методологій — водоспад (Waterfall), Agile. Фреймворк відрізняється більшою гнучкістю — зазвичай пропонується основна структура з можливістю адаптації підходів до конкретних потреб та вимог. Так, наприклад, відомі всім PM-ам Scrum та Kanban — це фреймворки, які реалізуються в межах філософії Agile.

Що таке Scrum і які в ньому є ролі?

Після згадки про Scrum логічним проханням інтерв’юера буде детальніше розповісти про нього, адже цей підхід використовують більшість ІТ-компаній. Scrum — це фреймворк гнучкої розробки, який підходить для управління невеликими командами з 3-9 осіб, та базується на трьох основних принципах: 

• прозорість — кожен учасник має вичерпну інформацію про проєкт;
• гнучкість — можливість зміни вектору, якщо це піде на користь продукту;
• розвиток — в пріоритеті покращення та удосконалення процесу розробки.

Серед членів команди, крім проджекта та розробників — Product Owner (людина, відповідальна за створення продукту) та scrum-майстер. У проєкті також беруть участь стейкхолдери (зацікавлені особи), і клієнт, якщо це розробка на замовлення.

Реалізація проєкту за методикою Scrum ділиться на етапи, які називаються спринтами. Тривалість спринту може становити 1-4 тижні. На початку спринту виконується постановка цілей, а наприкінці проводиться аналіз результатів.

Різниця між Agile та Waterfall

Методології відрізняються підходом до роботи та цінностями. У Waterfall прийнято чітко дотримуватися технічного завдання, слідувати плану і не змінювати послідовність етапів. При застосуванні Agile команди працюють короткими ітераціями. Якщо щось йде не так, завжди можна переглянути роботу, інструменти, терміни проєкту або змінити напрямок. В ІТ-сфері зазвичай використовується методологія Agile.

Що таке юзабіліті, система контролю версій, backend, frontend?

Хоча проджект-менеджер — це нетехнічний спеціаліст, він дуже тісно комунікує з командою розробки, тому знати їх «мову» та розбиратися у всіх термінах — обов’язкова вимога до претендентів на посаду Project Manager в ІТ-компанію. Крім вищевказаних, проджект повинен розуміти значення слів «апрувнути», «фіча», «баг», «епік», «ем ві пі» та інші. 

Які методи використовуються для визначення обсягу робіт?

Перерахувати можна наступні: методики розбиття продукту, аналізу вимог, системної інженерії, аналізу вартості та аналізу альтернатив. Останний реалізується шляхом брейншторму чи парного зіставлення.

Що таке метод критичного шляху?

Метод критичного шляху (CPM) — це техніка планування та управління строками проєкту. Вона допомагає визначати критичні та некритичні завдання та попереджає проблеми із затримкою в їх реалізації. Метод критичного шляху активно використовується проджектами, так як дозволяє пріоритезувати задачі та бути більш точними в розрахуванні часу. На практиці техніка візуалізується за допомогою діаграм, наприклад, діаграми Ґанта.

Що ви знаєте про ощадливе мислення?

Ощадливе мислення або lean thinking — підхід, який передбачає постійну залученість та зацікавленість команди як в особистому розвитку, так і у вдосконаленні продукту. Це частина Agile-філософії і основа будь-якого гнучкого методу проєктного управління (наприклад, Scrum). Використання lean thinking при керуванні командою дозволяє підвищити цінність продукту, економити ресурси та отримувати кращий результат.

Серед інших поширених «технічних» питань:

• Що таке система розподілу робіт?
• В чому різниця між проєктом, продуктом та портфелем?
• Які творчі методи вирішення проблем ви можете використати у нестандартних ситуаціях?
• Що таке реєстр ризиків?
• Дайте визначення термінам в проєктному управлінні (DoD, Increment, Grooming, Velocity, Story Points та ін.)
• Які метрики для розрахунку ефективності проєкту ви використовуєте?

Що робити проджект-менеджерам без досвіду?

Фахівцям-початківцям з мінімальним досвідом роботи або взагалі без нього слід мати на увазі: вас вже запросили на співбесіду, а значить попередньо ознайомились із CV і знають, що ви новачок у проєктному управлінні (звичайно за умови правдивого резюме). Далі — справа за вами. За відсутності практичного досвіду, робіть ставку на теоретичний багаж знань та soft skills. Проявіть свій ентузіазм та готовність до навчання, навички самопрезентації. Адже вміння виграшно подавати себе в різних ситуаціях, триматись впевнено, давати чіткі відповіді на каверзні та неоднозначні питання — ознаки хорошого управлінця. 

Підготовка до інтерв’ю: 5 корисних порад

• Повторіть теорію. Перевірте ще раз свої знання, освіжіть у пам’яті відому вам інформацію, щоб не розгубитися і чітко відповідати інтерв’юеру. Звичайно, сценарії розмови можуть бути різні, однак базовий набір компетенцій та навичок PM-а не дуже широкий. Тож на кілька питань з вищенаведеного списку можете розраховувати. Крім того, слід зважати на який рівень ви претендуєте — вимоги до «сеньйора» та «джуна» значно відрізняються. 
• Дізнайтесь про компанію-роботодавця. Перед співбесідою вивчіть всю доступну інформацію. Висока вірогідність отримати питання на кшталт: «чим вас зацікавила наша компанія?», «що можете сказати про наші продукти?», «як би ви їх покращили?» і т.п.
• Оцініть та структуруйте свої навички та досвід. Самопрезентація — один з найважливіших етапів співбесіди. Підготуйтесь до неї завчасно. Подумайте, що саме варто розповісти про себе, щоб вийшло коротко, змістовно та розкривало ваші кращі якості. Пригадайте різні випадки з практики. Не заглиблюйтесь в деталі, акцейтуйте увагу лише на ключових моментах вашого професійного життя, які мають відношення до проджект-менеджменту.
• Морально налаштуйтесь на співбесіду. Впевненість та спокій — характерні риси проджект менеджера. Тому дуже важливо не нервувати та зберігати оптимізм. Під час інтерв’ю поводьте себе стримано, але розкуто. Краще трохи подумати перед тим, як давати відповідь, оскільки іноді питання спеціально вибудовують таким чином, щоб заплутати і перевірити реакцію кандидата. 
• Підготуйте запитання до роботодавця. Це продемонструє вашу зацікавленість та серйозність намірів. Крім загальних організаційних питань, спробуйте якомога більше дізнатись про проєкт, який будете вести, замовників, уточніть про корпоративну культуру, правила, можливі перспективи. Не забувайте, інтерв’ю — це взаємний процес. Тож важливо, щоб ви також оцінили чи підходить вам компанія та умови роботи в ній.